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會議活動的策劃方法及其舉辦的利益特點

作者:鼎昇傳媒    發布時間:2019-09-29 09:13

     會議活動很難策劃,這是很多策劃人員都會產生的心聲,因為不管大小的會議,都有必須要經過的流程,哪些人進行發言,發言時間怎么控制都是需要仔細斟酌的。那么,舉辦會議活動時要如何進行策劃,在舉行的時候有哪些禮儀特點呢?和小編一起去看看吧。


 

    會議活動的策劃方法:


    1、要結合公司的經營方向,做出當地的市場背景分析。通過分析,了解顧客的心理,讓消費者有興趣參加本公司的活動。這樣,會議就會成功。

    2、選好會議的主題,也是一個很重要的方面,就像人的臉一樣漂亮,就比較容易弄利用顧客的好奇心,來吸引消費者。

    3、弄清楚公司要組織活動的目的,是要打響自己的品牌,還是主要為了在現場銷售?總之,要能發揮最大作用,讓會議活動確認好適合自己的目的。

    4、會議活動中的關鍵,就是內容和程序,如果這兩個方面沒有做好的話,會直接導致會議已失敗告終。

    活動所需要的材料;需要進行會議的地點;會場的人員必須要提前熟悉流程;要做好,投資的費用的分析和預算;預防突發情況的會議活動應急,如此周密的行為,最后一定會取得會議的勝利。


 

    會議活動策劃的禮儀特點:


    (一)規范性。

    1、布置規范:具體體現在座次擺放、鮮花擺放、便箋擺放、茶杯擺放等方面均應按禮儀規范布置,體現禮賓次序及會議檔次。

    2、程序規范:具體體現為會議服務的各項程序、流程都是事先確定、事先計劃的,重要的部分還要通過主辦方反復審核。接待服務中,對禮儀服務人員應進行分工。接站、簽到、引領等各個環節都有規范安排,并根據經驗以及主辦方的要求提供了相應的預案。這樣才能做到會議服務中忙而不亂。

    (二)靈活性。

    1、會議服務雖是按計劃進行,各項流程都有條不紊,但也會常常出現一些突發情況:如臨時有電話或有事相告參會人員,工作人員應走到其人身邊,輕聲轉告;如果要通知主席臺上的領導,最好用字條傳遞通知、避免工作人員在臺上頻繁走動和耳語而分散他人注意力,影響會議效果。

    若會場上因工作不當發生差錯,工作人員應不動聲色,盡快處理,不能驚動其他人,更不能慌慌張張、來回奔跑以免影響會議氣氛和正常秩序。

    2、注意調整會議室的溫度、濕度,創造一個舒適的環境?;嵋樘械奈露?,夏天一般宜控制在24℃一25℃,冬天在20℃一22℃之間為宜。

    (三)時間性。

    1、一般會議的時間性很強,都強調準時開始,準時結束。由此制定的服務方案也應體現出這樣的特點。以時間段來劃分接待方案,保證專人定時服務到位。

    2、一方面強調會議的時間性,一方面又要對會議的延時、會議的改期做各種相應的預案;與此同時,會議前的準備工作也應根據時間計劃準時優質完成,如會議資料的準備、會議場所的布置、會議設備的調試等。如果該完成的時間內沒有完成,則勢必給會議服務工作帶來不便。

 
    相關的介紹就先到這里,希望對大家有所幫助。想要了解更多關于這方面的知識,請繼續關注我們!
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