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會議活動舉辦的服務準備及流程介紹

作者:鼎昇傳媒    發布時間:2019-09-23 09:17

    每次會議活動的成功舉行,都離不開服務人員的精心準備和設計,活動形式不同時,所進行的各種項目也不一樣,活動行項也存在著很大的差異,今天小編就給大家分享下會議活動舉辦時的服務準備工作及流程介紹,一起來看看吧!

 

 

    會議活動舉辦的服務準備:

 

    1、與會議主辦者洽談。

 

    2、向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報價。

 

    3、邀請會議主辦者實地考察會議舉辦場所。

 

    4、與會議主辦者確認會議接待方案。

 

    5、與會議主辦者簽訂會議接待標準合同。

 

    6、確認會議主辦者預付會議訂金事宜。

 

    7、在會議舉辦前制定會議工作人員服務標準條例及會議接待手冊。

 

    8、準備會議資料。(含代邀請相關領導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務服務及公關禮儀、翻譯、通訊及文秘服務。)

 

 

    會議活動舉辦的流程:

 

    第一步:溝通,在此階段,將與委托方進行初步溝通,并就委托方的一些關心點提出預案供選擇、推薦合適的會議型酒店、餐飲場所及與預算相適應的菜譜、會議交通流程、接待流程等。

 

    第二步:策劃,根據會議的目的,會議服務公司策劃設計方案以達到最終的會議效果,好的會議策劃,一定是對具體的執行方案有深入的思考,具有可行性。

 

    第三步:考察,在雙方進一步取得互信后,會議公司一般會安排委托方到目的地考察提供的酒店、會議場地、環境、交通車輛及所需的設備細節等等,并在此階段就服務項目、服務流程、推進計劃、服務價格等內容進行深入探討,大致明確雙方的責任與義務。

 

    第四步:確定,這個時間需要的是耐心與細致得確認會議內容及預案,盡可能把方案細節確認,然后以書面的形式確認雙方的權利、義務與責任,并簽署相關服務協議。

 

    第五步:執行,執行協議,這個環節就是會議舉辦的過程?;嵋櫸窆凈岣葜暗牟呋槳?,全稱跟蹤會議的進展,以便確?;嵋櫚乃忱?。

 

    第六步:結算,雙方財務人員認真核對各類單據,嚴格按照協議執行核算。

 

 

    希望小編今天的分享可以幫到大家,如果你還想了解其它相關知識,可以繼續關注我們!

 

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